Corrispettivi Distributori Automatici: i nuovi obblighi in materia di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica

Aggiornamento Speciale 23-10-2017

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Con l’emanazione del D. Lgs. 127/2015 è stato introdotto in capo ai soggetti passivi che effettuano cessioni di beni o prestazioni di servizi tramite distributori automatici (Vending Machine) l’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate dei ricavi generati da tali apparecchi (Art. 2 comma 2 D. Lgs. 127/15).

Il termine di decorrenza del nuovo obbligo, inizialmente fissato al 1 gennaio 2017, è stato prorogato al 1 aprile 2017 dal D. l. 193/2016 del 22 ottobre 2016 (Decreto Fiscale), in seguito convertito in Legge   n. 225/2016.

Le modalità di adempimento di tale obbligo sono state dettagliate dalla stessa Agenzia delle Entrate con provvedimento del 30 giugno 2016, nel quale sono state individuate le attività propedeutiche all’invio dei dati, le informazioni da trasmettere, il loro formato, nonché i meccanismi ed i processi di certificazione delle componenti software delle macchine attualmente esistenti. Le specifiche tecniche sono indicate in appositi Allegati, recentemente modificati con provvedimento del 29 novembre 2016.

Il provvedimento prevede una fase di fiscalizzazione transitoria di 5 anni, che tiene conto dei normali tempi di obsolescenza e rinnovo degli apparecchi ad oggi utilizzati, e che terminerà il 31 dicembre 2022. Decorsa tale data, il sistema diverrà “a regime” e sarà disciplinato da un successivo provvedimento dell’AdE.

Il provvedimento definisce, inoltre, i servizi attraverso cui gli operatori del settore, dunque non solo i Gestori delle Vending Machine, ma anche i produttori dell’hardware e del software interessati nel processo, potranno gestire le operazioni e monitorare i flussi trasmessi.

In mancanza di una definizione normativa di Vending Machine, per comprendere a quali tipologie di apparecchi è rivolto il nuovo obbligo occorre fare riferimento alla definizione offerta dal richiamato provvedimento, il quale la descrive come “l’apparecchio automatizzato che eroga prodotti e servizi su richiesta dell’utente, previo pagamento di un corrispettivo”, composto da:

periferiche di pagamento: componente che gestisce le monete, banconote, chiavette, carte di debito o credito ed i sistemi di pagamento contactless;

Sistema master: la scheda elettronica che raccoglie i dati dalle periferiche di pagamento, li memorizza e li trasmette ad altri apparecchi;

distributore: l’erogatore dei prodotti selezionati, collegabile al Sistema master.

L’acquisizione dei dati dal Sistema master avviene periodicamente, a seconda della localizzazione e dell’utilizzo della Vending Machine (può assumere cadenza giornaliera, infragiornaliera, infrasettimanale, inframensile) in occasione del rifornimento dei beni da vendere e della raccolta del denaro presente nella cassetta monete. Tale acquisizione avviene mediante il Dispositivo mobile, strumento dotato di connettività che preleva i dati dal Sistema master tramite collegamento wireless, via cavo o via transponder, e che – stante i nuovi obblighi – deve essere in grado di leggere, acquisire, trasmettere in uno specifico formato i dati contenuti negli stessi Sistemi master.

Accreditamento Gestori e Produttori di Software

In via preliminare, ai Gestori ed ai Produttori dei software utilizzati sui Dispositivi mobili è richiesto di procedere all’accreditamento tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate (https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/ ), al quale è possibile accedere con credenziali rilasciate dalla stessa AdE (Fisconline/Entratel), Spid o CNS, e rilasciando una serie di informazioni identificative e tecnologiche.

All’esito del processo di accreditamento, i Gestori otterranno il “Certificato Gestore”, utilizzabile nel caso in cui volessero integrare i servizi nei loro sistemi gestionali (es. per effettuare il censimento massivo dei loro Sistemi master), ed i Produttori dei software otterranno il “Certificato Fabbricante”, mediante il quale sigilleranno i dati contenuti nel file XML che deve essere trasmesso all’AdE.

Censimento delle Vending Machine

Il Gestore deve comunicare gli Identificativi dei Sistemi master posti sotto la sua disponibilità, oltre ad altri dati richiesti dal sistema dell’AdE. Tale operazione si conclude con la generazione di un QR Code per ciascun Sistema Master, da apporre come etichetta su ciascuna Vending machine, tramite la quale gli utenti hanno la possibilità di verificare i dati del Gestore e della singola Vending machine. Al fine di rendere effettiva l’informazione reperibile dagli utenti, i dati inseriti in fase di censimento nel sistema AdE devono essere costantemente aggiornati dal Gestore.

Certificazione dei Dispositivi mobili

Il Dispositivo mobile, come abbiamo detto sopra, deve permettere al Gestore di estrarre le informazioni memorizzate nel Sistema master, di creare il file XML, sigillarlo e trasmetterlo elettronicamente all’AdE.

Affinché tali funzionalità siano assicurate, occorre che anche i Dispositivi mobili vengano censiti. A tal fine, il Produttore del software, una volta in possesso del “Certificato Fabbricante”, dovrà inserire tale certificato nel software del Dispositivo mobile e produrre (lui stesso o il Gestore) per ogni Dispositivo una “Richiesta di Certificato Dispositivo” da presentare all’AdE, tramite una connessione protetta predisposta dalla stessa AdE, in fase di attivazione dello stesso.

Generazione e trasmissione dei dati

Secondo il meccanismo individuato dall’AdE, il Dispositivo mobile che estrae i dati dal Sistema master deve essere in grado di generare un file XML, di sigillarlo elettronicamente con il Certificato Dispositivo ottenuto dall’AdE tramite le modalità sopra indicate, e di trasmettere il file così composto all’AdE. L’operazione di apposizione del sigillo è finalizzata a garantire l’autenticità del mittente, la non ripudiabilità e l’integrità dei dati trasmessi.

L’esito della trasmissione è consultabile dal Gestore tramite le funzionalità rese disponibili sul sito dell’AdE.

Conservazione digitale dei dati

Il provvedimento dell’AdE del 30 giugno 2016 ha previsto che in fase di prima applicazione, i soggetti passivi IVA conservino anche elettronicamente i dati interessati dai nuovi obblighi, nonché ogni altro elemento informativo ad essi riconducibile riferiti alle singole rilevazioni degli incassi effettuate dal Sistema master nel corso dell’anno di riferimento, tra cui, quantomeno, i rapporti di conteggio del denaro contante prelevato dalle relative periferiche di pagamento al momento della rilevazione degli incassi. Tali obblighi di conservazione sono soggetti alle disposizioni introdotte dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, recante le Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005, che prevede l’uso di un sistema di conservazione conforme alle regole tecniche di cui al DPCM 3 dicembre 2013, il cui termine di adeguamento scade – anch’esso – ad aprile 2017. Ciò comporta, tra le altre cose, la necessità di nominare un Responsabile della conservazione, da individuarsi all’interno dell’organizzazione del Gestore e di dotarsi del Manuale della Conservazione.

Adeguamento dei contratti con i fornitori e degli adempimenti privacy connessi

L’entrata in vigore “posticipata” delle nuove disposizioni, rese obbligatorie tramite la previsione di sanzioni a carico dei soggetti passivi IVA destinatari degli obblighi, offre l’occasione per porre maggiore attenzione nella conclusione o nella revisione degli accordi contrattuali intercorrenti tra clienti e fornitori delle varie componenti hardware e software coinvolte nel processo, al fine di tutelarsi contro i rischi di malfunzionamento delle stesse, o di errori commessi da chi le utilizza. Al tempo stesso, dal momento in cui i nuovi obblighi comportano specifici trattamenti di dati personali (es. l’indicazione, in fase di attivazione del Dispositivo mobile, del codice fiscale del tecnico verificatore) essa richiama l’opportunità di revisionare lo stato di applicazione all’interno dell’organizzazione del Gestore degli adempimenti imposti dal D. Lgs. 196/2003 (Codice Privacy) e dai Provvedimenti del Garante applicabili (es. in materia di geolocalizzazione).

Scarica qui le slide del webinar di Colin & Partners del 5 Dicembre 2016 >>

Colin & Partners

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